Die Absicherung von PLM-Systemauswahlen mit Proof of Concepts

 

Die Entscheidung für ein PLM-System ist der Auswahl eines neuen Fahrzeugs für die Familie gar nicht so unähnlich. Die Eltern haben ein paar bestimmte Hersteller im Blick und finden diese oder jene sympathisch. Im Unternehmen werden von einem Projektteam PLM Systemhersteller recherchiert und eine Liste mit potenziellen Systemen erstellt.

Als Nächstes tagt derFamilienrat und es werden Kriterien (Preis, Lieferzeit, Design, Antriebskonzepte, …) definiert, nach denen die Auswahl von Fahrzeugen eingeschränkt wird. Analog dazu bekommen die PLM Hersteller einen Fragebogen und werden gebeten, diesen zu beantworten. Die Antworten werden ausgewertet und drei bis fünf vielversprechende Anbieter selektiert.

Beim Kauf eines Auto vereinbart man jetzt Probefahrten, bei der Auswahl eines PLM-Systems bittet man die Hersteller zur Vorstellung und Präsentation Ihrer Lösungen. Für diese Präsentationen werden Vorgaben gemacht, die sich aus den Hauptprozessen des auswählenden Unternehmens ergeben. Sehr gut geschulte PLM-Experten zeigen dann ihre Lösungen zu Ihren Anforderungen. Die Zuhörerschaft setzt sich aus den zukünftigen Anwendern zusammen, verfolgt diese Demonstrationen und gibt ihre Bewertungen auf Basis der gemachten Eindrucke ab. Die einzelnen Bewertungen werden statistisch ausgewertet und das führt zu einem favorisierten PLM-System.

Überträgt man dieses Vorgehen auf den Kauf der neuen Familienkutsche, sitzen bei der Probefahrt alle auf der Rückbank und der Fahrer ist Sebastian Vettel. Gesucht wird ein neuer Familienkombi für den Transport der Kinder zum Reitunterricht und zum Fussballtraining sowie für die Wege zum Baumarkt.

Aber Sebastian Vettel sitzt vorn am Steuer eines Cabrios und erzählt schöne Geschichten aus dem Rennfahrerleben. Mit ihm als Fahrer fühlt sich der Kofferraum des Cabrios auch gar nicht mehr so klein an. Und die Kinder sollen eh besser das Fahrrad nehmen.

Übertragen wir dieseFoto von Alex Andrews: https://www.pexels.com/de-de/foto/mann-der-grunen-helm-tragt-der-go-kart-reitet-821723/s zugegebenermaßen überspitzte Beispiel in die Wirklichkeit einer PLM-Systemauswahl, dann fährt ein Profi das PLM-Fahrzeug in der Benchmarkpräsentation. Und das ist zu diesem Zeitpunkt auch gar nicht so schlecht, da man selbst noch ein klein wenig überfordert bei der Steuerung eines recht komplexen PLM-Wagens ist.

Aber der PLM-Profi hat sich auf diese Probefahrt sehr gut vorbereitet, kann Schlaglöcher sehr gezielt umfahren und steuert sicher nicht mit einem Sportwagen auf einen Feldweg zur Demonstration der Offroad-Qualitäten.

Was heisst das jetzt aber für Ihre Systemauswahl? Das PLM-System ist neben der nicht unerheblichen kommerziellen Dimension eine der wichtigsten Entscheidungen für das Betriebssystem Ihres Unternehmens. Im diesem System laufen Ihre Produktdaten über den gesamten Lebenszyklus zusammen. Dichter dran an der Wertschöpfung ist kaum eine andere Unternehmenssoftware.

Diese zentrale Rolle im Unternehmen macht die Entscheidung für die PLM-Lösung so wichtig. Einmal getroffen kann diese Entscheidung nur mit großem Aufwand revidiert werden. Zu groß ist die Einbindung in der wertschöpfenden und steuernden Unternehmensprozesse.

Vor diesem Hintergrund bietet eine Probefahrt auf der Rückbank noch keine ausreichenden Erkenntnisse, um eine fundierte Systementscheidung zu treffen. Doch welche Aktivitäten schließen die noch offenen Lücken für Ihre Entscheidung? Hier sind einige Gedankenanstösse:

  • Sie müssen selbst fahren, d.h. sie bedienen das PLM System und nicht eine geschulte Fachkraft des Herstellers.
  • Sie erfahren selbst die Bequemlichkeit des Fahrersitzens und der Armaturen, d.h. ihre Maßstäbe und Erfahrungen zählen. Ist das PLM-System aus ihrem Blickwinkel benutzerfreundlich und logisch aufgebaut? Werden Informationen und Funktionen verständlich angezeigt?
  • Sie müssen den Weg ihrer Probefahrt selbst bestimmen können. Ihre Prozesse und Hauptanwendungsfälle müssen betrachtet werden.
  • Sie verlassen sich nicht auf die Verbrauchsangaben im Prospekt, sondern bewerten konkret die operativen Kosten des Systems auf Basis Ihrer Nutzung.
  • Sie fahren das Automobil mal im Linksverkehr. So bekommen sie einen Blick darauf, wie das System sich in ihren Niederlassungen in Asien oder anderen Standorten anfühlt.
  • Sie schauen intensiv unter die Motorhaube, ob sich dort ein hochgezüchteter Rennmotor verbirgt oder ein genügsamer, aber veralteter Dieselmotor oder ein wartungsfreier Elektroantrieb. Die Architektur des PLM System und die dafür verwendete Technologie bestimmt maßgeblichst den Aufwand für den kontinuierlichen Betrieb ihres PLM System. Im diesem Blogartikel “Die Out-of-the-box Lüge in PLM-Systemauswahlen” erfahren sie mehr dazu.
  • Sie testen die Größe des Kofferraums und des Fruncs mit Ihrem Reisegepäck, d.h. Ihre Stücklisten, Ihre CAD Modell und ihre Dokumente sind das Maß der Dinge.
  • Sie fahren auch mit einen Wohnwagen an der Anhängerkupplung und einem Kajak auf dem Dachgepäckträger. Wie werden Daten an ihr ERP System (der Wohnanhänger) übertragen und wie sind Autorensysteme (CAD, …) integriert?
  • Sie fahren in die Werkstatt und lassen einen Service machen und die Sitze neu beziehen. Wie gut ist der Support und wie versteht er sie? Passt das Vorgehensmodell des Implementierungspartners zu ihnen? Kommen sie auf menschlicher Ebene miteinander klar?

Es bleiben doch noch viele Fragen offen nach so einer Probefahrt nur auf dem Rücksitz. Für das Erleben und den Erkenntnisgewinn des Selber-Fahrens hat sich in PLM-Systemauswahlen die Methode des “Proof of Concept (PoC)” bewährt. Kurz gesagt wird in einem PoC eine Systemimplementierung in einem definierten zeitlichen Rahmen mit einem Subset von Anwendungsfällen simuliert. Diese Methode ermöglicht in großen Teilen das Beantworten der oben aufgeworfenen Fragen und reduziert so das Risiko einer falschen Systemauswahl erheblich. Ein PoC findet immer nach den Vorstellungen und Präsentationen der Systemhersteller statt und kann in Abhängigkeit des Ausgangs dieser Termine zwei Zielrichtungen haben:

Es gibt einen eindeutigen Gewinner nach den Benchmark-Präsentationen

Der PoC dient dann zur Absicherung der gezeigten Erkenntnisse aus den Probefahrten mit Herrn Vettel. So können Überraschungen in der späteren Implementierung oder im Betrieb des PLM-Systems vermieden werden und gleichzeitig lernen sich der Implementierungspartner und ihr Unternehmen besser kennen. Das beschleunigt eine spätere Implementierung ungemein. Sollte der PoC trotz aller Erwartungen nicht gut laufen oder sogar scheitern, haben Sie hier immer noch die Möglichkeit, ohne heftige Auswirkungen auf einen anderen Systemhersteller umzuschwenken.

Es gibt keinen klaren Gewinner nach den Benchmark-Präsentationen

Ein PoC ist kostet zeitlichen und personellen Aufwand und kann daher nicht mit allen Systemherstellern durchgeführt werden, die zu den Präsentationen eingeladen wurden. Sinnvollerweise reduziert man die Shortlist auf zwei oder maximal drei Teilnehmer am PoC. Da so ein PoC auch erhebliche Ressourcen bindet, ist die sequentielle Abfolge des PoCs eine Überlegung wert. Sollte der PoC des ersten PLM-Systems bereits zu hervorragenden Ergebnissen führen, kann über die Absage des zweiten und gegebenenfalls dritten PoC in Erwägung gezogen werden.

Auf der anderen Seite stachelt so eine Wettbewerbssituation bei einer parallelen Durchführung des PoCs auch an und zeigt dann im Ergebnis ein naturgemäß ein vollständigeres Bild aller beteiligten Hersteller. Aufwand gegen Nutzen gilt es sinnvoll abzuwägen.

Wie aber läuft so ein PoC jetzt konkret ab?

1. Die Erarbeitung des PoC-Szenarios

So ein PoC benötigt einen gewissen Mut zur Lücke, da aufgrund der zeitlichen und personellen Beschränkung nicht monatelang implementiert werden kann. Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft bei der Definition eines geeigneten PoC-Szenarios.

  • Wo liegt der größte Hebel für das zukünftige PLM-System in ihrem Unternehmen? In welchem (Teil-)Prozess erwarten sie die größten positiven Effekte durch ein PLM-System?
  • In welchem Bereich oder in welchem (Teil-)Prozess liegt das größte Risiko des Scheiterns? Wo liegen die absoluten Knackpunkte der gesamtem PLM Systemeinführung, was muss unbedingt funktionieren? Gerade dem PLM-Projekt gegenüber kritisch eingestellte Bereiche oder Anwender können wertvolles Impulse geben.
  • Mit welchen anderen IT-Systemen (ERP, CAD, …) muss das zukünftige PLM System Daten austauschen? Sind diese Schnittstellen kritisch für Ihre PLM Mission? Falls ja, gehören die in den PoC.
  • Welche Anwendungsfälle sind sehr spezifisch für Ihr Unternehmen? Suchen Sie gezielt nach Komplexität in Ihren Anforderungen, um den Systemhersteller zu fordern und somit eine Aussagekraft für die wirkliche Leistungsfähigkeit zu erlangen. Standard können alle, das ist kein Selektionskriterium.

Das Schneiden eine passenden PoC-Szenarios als Kompromiss zwischen Aufwand und der Erfüllung der genannten Kriterien ist nicht ganz einfach. Der Ruf nach externer Hilfe ist für diesen Schritt eine Überlegung wert. Mit der Qualität des PoC-Szenarios steht und fällt die Qualität und die Aussagekraft der Ergebnisse. Zu einfache PoC Szenarien verringern den Erkenntnisgewinn und zu aufwändige sind im Rahmen eines PoCs nicht abbildbar. Externe Berater mit Erfahrungen in der Implementierung und im Betrieb von PLM-Systemen als auch im Umgang mit PLM Systemherstellern können wertvolle Hinweise geben für den richtigen Schnitt des PoCs.

Die Beschreibung des PoC-Szenarios muss so konkret als möglich erfolgen. Hier haben sich Methoden wie User Stories mit Akzeptanzkriterien bewährt. Neben diesen funktionalen Beschreibungen müssen auch die dazugehörige Daten (CAD-Modelle, Stücklisten, Dokumente, Spezifikationen, …) erzeugt werden und diese müssen so dicht als möglich an der täglichen Realität der Anwender sein.

2. Die Implementierung des PoCs

Im folgenden werden unterschiedliche Ansätze für die Implementierungsphase aufgezeigt.

Die off-site Variante

Jeder Systemhersteller bekommt die Anforderungen und Testdaten zugestellt und hat dann einen klar definierten Zeitraum, diese zu implementieren. Wie viele Ressourcen und welchen Aufwand er für diesen PoC allokiert, bleibt ihn überlassen und ist für das PoC-Team nicht sichtbar. Um eine spätere Implementierung zu simulieren, sollte es regelmäßige Abstimmungstermine zwischen dem PLM-Systemhersteller und dem PoC-Team geben. Diese Termine geben Hinweise hinsichtlich der fachlichen Expertise und der Kommunikation im Projekt. Spricht man eine gemeinsame Sprache? Passt es menschlich zusammen? Wie engagiert ist der Systemhersteller bei diesem PoC?

Der Vorteil dieser Variante liegt im überschaubaren Betreuungsaufwand für das PoC-Team. Bis auf die Teilnahme an den regelmäßigen Abstimmungsterminen fällt hier kaum Aufwand an.

Nachteilig ist der fehlende Einblick in die Anzahl der genutzten Ressourcen und den Implementierungsaufwand. Hat das ein Experte an einem Nachmittag schnell zusammenkonfiguriert oder war dafür ein ganzen Entwicklerteam über mehrere Wochen beschäftigt? Diese Aussage kann nicht getroffen werden und das führt zu einer unsicheren Beurteilung hinsichtliches dieses Kostentreibers für ein späteres Implementierungsprojekt.

Die on-site Variante

Der Implementierungspartner wird eingeladen und bekommt das PoC Szenario und die Daten in den Räumlichkeiten des Unternehmens übermittelt. Die Berater und Entwickler setzen die Anforderungen des PoC dann on-site um und haben dafür wenige Tage bis eine Woche Zeit. Das PoC Team ist integraler Bestandteil des Implementierungsteams und tauscht sich ständig aus. Im besten Fall sitzen alle im gleichen Raum. So ist das PoC-Team live dabei, wenn die Anforderungen umgesetzt werden.

Die Vorteile dieser Variante liegen im deutlich höheren Erkenntnisgewinn zur Leistungsfähigkeit des Implementierungsteam als auch der Technologie/Architektur des Systems. Es ist nachvollziehbar, welcher Aufwand hinter der Implementierung steckt und somit können die dafür entstehenden Kosten genauer kalkuliert und hochgerechnet werden. Auch die menschlichen Faktoren der Zusammenarbeit werden in dieser Variante deutlich besser getestet.

Nachteile sind im Aufwand für diese Variante zu finden. Der Betreuungsaufwand für das PoC-Team ist deutlich höher. Zusätzlich müssen entsprechende Räumlichkeiten und Infrastruktur zur Verfügung stehen.

Die on-site Variante extended

Nicht alle Unternehmen möchten sich an einen externen Partner binden, sondern planen den Aufbau eines eigenen Implementierungsteams. In diesem Fall kann die On-site Variante anstelle des externen Partners auch mit diesen internen Ressourcen gefahren werden. Der Erkenntnisgewinn ist hier nochmal höher gegenüber der zweiten Variante, da Implementierer und Anforderer aus dem gleichen Unternehmen kommen. Als Nachteil ist zu nennen, dass das interne Implementierungsteam erst ausgebildet werden muss, um die Anforderungen des PoC im Zielsystem umzusetzen zu können. Dabei sind PLM-Systeme, die auf Standardtechnologien setzen, im Vorteil. Hier ist weniger Trainingsaufwand notwendig, was auch ein wichtiger Erkenntnisgewinn des PoC ist.

3. Die Vorstellung des PoCs

Welche Implementierungsvariante auch gewählt wurde, am Ende steht immer die Präsentation der PoC-Ergebnisse durch das Implementierungsteam. Das Ziel dieser Vorstellung ist aber nicht nur die Vorführung der Ergebnisse. Es geht vielmehr darum, das PoC Team in der Anwendung des PLM-Systems ausreichend zu schulen. Hinsichtlich der Infrastruktur für diese und die nächste PoC Phase sollte sich an der Unternehmens-IT-Strategie orientiert werden.

Bei einem Betrieb des PLM-Systems auf eigener Hardware sollte die PoC-Installation in diese unternehmenseigene Infrastruktur erfolgen. Welche Stolpersteine hier drohen können, zeigt dieser Artikel “Es wird technisch – Der Betrieb ihres PLM-Ökosystems
Wird eher ein Auslagern des PLM-Systems in die Cloud (SaaS o.ä.) angestrebt, so ist diese Art der Installation vorzuziehen.

4. Testen und Bewerten des PoC

Der PLM-Systemhersteller ermöglicht nach der PoC Präsentation dem PoC-Team einen mehrwöchigen Testzeitraum. Hier fährt jetzt also nicht mehr Sebastian Vettel, sondern jeder Anwender selbst. Das zukünftige System kann so auf Herz und Nieren geprüft werden. Mit diesem ausgiebigen Testzeitraum einhergehen wird eine ansteigende Lernkurve der zukünftigen Anwender des PLM Systems. Dieser Effekt ist nicht zu unterschätzen, da hier die Grundlage für einen effektiven Start des nachfolgenden Implementierungsprojektes gelegt wird.

Aber was ist jetzt nach dem PoC besser geworden im Vergleich zu dem Stand nach den Benchmarkpräsentationen?

  • Sie sind selbst gefahren und haben das PLM System selbst bedient.
  • Sie haben Bequemlichkeit des Fahrersitzes selbst getestet, d.h. ihre Maßstäbe und ihr persönliches Empfinden in der Anwendung der Software sind das Maß der Dinge.
  • Sie haben die Strecke selbst bestimmt. Ihre wichtigsten Prozesse und Anwendungsfälle wurden betrachtet.
  • Sie haben Erkenntnisse gewonnen über die tatsächlichen Verbrauch (die operativen Kosten) ihres PLM-Systems.
  • Falls notwendig, haben sie auch andere Standorte in ihren PoC integriert. Der Linksverkehr war ein Abenteuer, aber es hat sich gelohnt.
  • Sie haben definitiv unter die Motorhaube des PLM-System geschaut. Sie verstehen die Architektur und die zugrundeliegenden Technologien des PLM-Systems und können Auswirkungen besser beurteilen und abschätzen.
  • Der Kofferraum Ihres PLM-Systems wurde mit Ihrem Reisegepäck (ihren Daten) getestet.
  • Der Austausch von Daten und die Integration von Autorensystemen wurden praktisch getestet. Das PLM-Automobil war mit dem ERP-Wohnanhänger im Slalomparcours. War das eine wilde Sause!
  • Sie waren in der Werkstatt und haben ausgiebig mit dem Werkstattmeister und den Mechanikern zusammengearbeitet. Die haben auch den kaputten Wohnanhänger wieder hinbekommen.

Mit diesen Erkenntnissen kann jetzt eine deutlich besser abgesicherte PLM Systemauswahl getroffen werden. Sicher, so ein PoC kostet einen nicht unerheblichen Aufwand. Aber das Risiko einer Fehlentscheidung beim Betriebssystem Ihres Unternehmensblutkreislaufes wird so deutlich minimiert. Eine spätere Korrektur wäre deutlich teurer und aufwändiger.

Und ein Effekt wird auch oft vergessen. Das PoC-Team hat eine erhebliche Lernkurve genommen, versteht PLM als Managementstrategie und das PLM-System deutlich besser. Und startet mit diesen Voraussetzungen deutlich effektiver in das Implementierungsprojekt. Und für das wünsche ich ihnen maximalen Erfolg.